HET EVENT
De kracht achter de Servicedesk
Wat doen zij het hele jaar door?
De Servicedesk voert vele belangrijke taken uit om ervoor te zorgen dat de 4Daagse elk jaar weer een succes wordt!
Op de foto: Hannah Prins en Hanneke Burgers
Je zou kunnen zeggen dat de Servicedesk het hart is van de 4Daagseorganisatie. Zij verzorgen de gehele administratie van alle deelnemers. Van burgers en groepen tot militairen. Coördinatoren Hannah Prins en Hanneke Burgers nemen je mee in een 4Daagsejaar.
Een jaar rond
Hannah vertelt: "Een jaar bij de 4Daagse loopt van augustus tot en met juli. Zodra het nieuwe jaar begint, maakt de Servicedesk alle inschrijfmodules en reglementen in orde. Daarna worden alle wandelaars, die aan vorige editie mee hebben gedaan ervan op de hoogte gesteld wanneer zij zich weer kunnen inschrijven. Zodra de eerste inschrijfperiode begint, is er een flinke piek in de werkdruk. De andere piek ligt in de 4Daagseweek zelf."
Inschrijfperiode
Vanaf die inschrijfperiode wordt de Servicedesk uitgebreid met 10 tot 12 oproepkrachten. Zij hebben direct contact met de wandelaars en beantwoorden vragen via mail, telefoon en social media. Daarbij worden ze ondersteund door vaste medewerker Ellen Elens.
Meer dan coördineren
Hanneke en Hannah coördineren het hele proces. Hannah: "Eigenlijk dekt de naam coördinator niet alles wat we doen". Hanneke vult aan: "Zo verzorgen wij ook alle medailles en certificaten. Van de bestellingen bij Van Veluw tot tellen en sorteren in onze medaillekamer. Natuurlijk zorgen we ervoor dat de medailles op de juiste plekken terecht komen. Na de 4Daagse regelen we de nazorg van de wandelaars. Denk bijvoorbeeld aan het opnieuw bestellen van een kapotte medaille of het nabestellen van een certificaat. Ook evalueren we de afgelopen editie uitgebreid met alle afdelingen. Vanaf september begint de hele cyclus weer opnieuw."
4Daagseweek
Tijdens de 4Daagse is het contact met de wandelaars niet meer op afstand, maar juist in levende lijve. ‘Het hele jaar door werken we op kantoor en tijdens de 4Daagse verhuizen we naar de Wedren. Daar zitten we de gehele 4Daagseweek. Er zijn verschillende werktijden. De vroegste dienst begint al om 3.30 uur, want ook bij de start zijn wij er voor de deelnemer. Om 9.00 uur eindigt deze dienst en dan kan je lekker aansluiten bij het ontbijt. "Er zijn elk jaar een aantal diehards die na de vroege dienst het liefst nog doorwerken, maar dan hou je niet veel slaapuren over", vertelt Hanneke.
Helpen van deelnemers
De werkzaamheden van de Servicedesk bestaan in die week vooral uit het oplossen van allerlei problemen. Zo geven ze informatie aan wandelaars en zorgen ze ervoor dat eventuele problemen met polsbandjes worden opgelost. Daarnaast gaat het beantwoorden van vragen per mail, telefoon en sociale media gewoon door.
Volle capaciteit
Het team groeit vlak voor de 4Daagseweek naar 20 oproepkrachten. Een aantal medewerkers van de Servicedesk werkt op Heumensoord ter ondersteuning van de militaire deelnemers.
De Barometer
Het invullen van de Barometer op de Wedren is ook een belangrijke taak van de Servicedesk. "Aan het einde van de wandeldagen heeft steeds iemand anders uit het team de eer om dit klusje uit te voeren. Een bijzonder moment waar vaak veel collega’s en wandelaars bij aanwezig zijn", vertelt Hannah. "De cijfers op de barometer zijn een soort supermagneten. Je kan ze er niet zomaar afhalen, dat wordt met een speciale zuignap gedaan. Na het updaten van de aantallen op de Barometer gaan we met z’n allen eten."
Zorgvuldige administratie
Tijdens de 4Daagseweek is er ook nauw contact met de bureaulisten en controleurs. Omdat het 4Daagsekruis een Koninklijk erkende onderscheiding is, zijn er strenge reglementen. Elke wandeldag verwerkt de Servicedesk de diskwalificaties. Het kan zijn dat iemand de verkeerde route heeft gelopen, een hulpmiddel heeft gebruikt of een controlekaart heeft vervalst. Maar ook moeten wandelaars die te laat zijn mee met de bezemwagen. Daar wordt het polsbandje officieel doorgeknipt. Deze administratie wordt allemaal door de Servicedesk verwerkt.
Afwisselende baan
Hannah: "Het is heel fijn om mensen aan de telefoon te kunnen helpen en hun problemen op te lossen. Maar het leukste aan werken bij de 4Daagse vind ik natuurlijk de week zelf. Het is lekker dat er zoveel afwisseling is in het werk." Hanneke vult aan: "Dat wilde ik ook zeggen! Je leeft echt ergens naartoe met z’n allen. De drukte neemt in hoog tempo toe. Precies op het moment dat je er wel klaar mee bent, is die drukte weer voorbij en komt er weer een rustige periode.
De 4Daagse is voor veel mensen een belangrijke week. Je komt zoveel vrolijke mensen tegen, dat maakt het ook echt de moeite waard. Daarnaast hebben we een fantastisch team. De leeftijd van onze oproepkrachten varieert van 19 t/m 67 jaar en we hebben het altijd heel gezellig met elkaar. De 4Daagse is gewoon een hele mooie beleving!"
Werken bij de 4Daagse?
De Servicedesk is een echte spin in het web die vele belangrijke taken uitvoert om ervoor te zorgen dat de 4Daagse elk jaar weer een succes wordt!
Mocht je zelf ooit bij de 4Daagse willen werken: ze beginnen altijd het eind van het jaar weer met het werven van nieuwe mensen.